Besuchermanagement
Vom eingeladenen Gast bis zum Spontanbesuch: ein durchgängiger Prozess von der Einladung über den Empfang bis zur Evakuierungsliste – integriert statt Insellösung.
Die Ausgangslage
Besucher werden am Empfang in Listen eingetragen, Einladungen laufen per E-Mail, Termine im Kalender, Ausweise aus Word-Vorlagen. Im Ernstfall weiß niemand verlässlich, wer gerade im Haus ist.
Und weil Besucherdaten nirgends zentral gepflegt werden, kennt jedes System denselben Gast als neuen Datensatz – ohne Bezug zu Geschäftspartner oder Historie.
Die Lösung mit LUMINAQ
LUMINAQ führt den gesamten Besucherprozess auf einer Plattform zusammen – auf Basis zentral geführter Personen und Geschäftspartner für das ganze Unternehmen.
Einladung mit Online-Registrierung
Gäste werden aus dem System eingeladen – mit Kalenderintegration und Online-Registrierung vorab: Daten und Unterlagen sind vor der Ankunft erledigt.
Zentrale Personen und Geschäftspartner
Besucher sind keine Insel-Datensätze: Personen und Geschäftspartner werden einmal zentral geführt und überall verwendet – mit Historie.
Kiosk-Check-in und Spontanbesuche
Check-in am Kiosk-Terminal – auch für Spontanbesuche ohne Voranmeldung. Boardkarten und Besucherausweise entstehen auf Knopfdruck.
Aktuelle Evakuierungsliste
Im Ernstfall zeigt die Evakuierungsliste, wer gerade im Haus ist – Besucher wie Mitarbeitende, aktuell statt Papierordner.
Scannergestütztes Abhaken
Am Sammelplatz wird per Scanner abgehakt: Wer ist da, wer fehlt – ohne Zurufe, ohne Papier.
So kann es aussehen – Ihres sieht aus wie Ihr Prozess.
Die eingesetzten Bausteine
Kalender und E-Mail (Microsoft 365) sind integriert – Einladungen und Termine bleiben synchron.
Eine Person, ein Datensatz – zentral für das ganze Unternehmen, verknüpft mit dem Geschäftspartner.
Einladung, Registrierung, Check-in, Boardkarte und Evakuierung sind ein Prozess mit klaren Zuständen.
Empfang am Desktop, Gast am Kiosk, Evakuierung am Scanner – jede Rolle hat ihre Oberfläche.
Das Ergebnis
Ein professioneller erster Eindruck für Gäste – und im Ernstfall verlässliche Antworten statt Listenordner.
Besucherdaten sind Teil der Unternehmensdaten: verknüpft, wiederverwendbar, auswertbar.